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Les entreprises face au coronavirus : l’exemple de la Communication interne de la Région Île-de-France

Dans le contexte de la crise sanitaire actuelle, nous vous proposons de partager bonnes pratiques et retours d’expérience. Cinquième témoignage : la Communication interne de la Région Île-de-France.

 Au sein de la Région Île-de-France, la communication interne joue un rôle essentiel pour maintenir le lien entre les agents. Laurence Dominic, Responsable de la mission communication interne, nous présente le dispositif mis en place.

Comment la communication interne de la Région Île-de-France a-t-elle accompagné les débuts du confinement ?

Sur les 10 000 agents de la région, 1 800 travaillent au siège et 8 700 dans les lycées. Dès le vendredi 13 mars, le télétravail continu a été mis en place pour les personnes du siège, et l’activité des agents des lycées a été arrêtée.

Notre premier réflexe a été de nous appuyer sur l’intranet. C’est un outil auquel nous avons tous accès, et avec lequel nous sommes familiarisés. Les agents l’ont d’ailleurs utilisé dès le samedi 14 pour nous poser leurs questions. Lors des premiers jours du confinement, nous avons donc utilisé (et grossi) le bandeau « flash info » de la page d’accueil. Les messages importants y passent, comme les décisions prises, les gestes barrière ou encore les recommandations à suivre.

Actuellement, quels sont les objectifs de communication interne de la Région Île-de-France ?

Nous voulons d’abord garder le lien avec les agents de nos 475 lycées. Ils sont chez eux, ont peut-être des proches qui sont atteints… En tant qu’employeur, il est essentiel pour nous de maintenir le contact avec eux, de continuer à les informer, de leur montrer que nous faisons tous partie de la même communauté.

Nous voulons aussi rendre hommage au travail qu’ils font au quotidien. Certains se sont par exemple portés volontaires pour recenser les masques et les gants utilisés en cuisine, afin de pouvoir les donner. Il y a eu un réflexe de solidarité très important, un bel état d’esprit.

Nous continuons en parallèle à communiquer sur des sujets institutionnels, comme la commande et la distribution de 30 millions de masques faite par la Région pour doter les pharmacies, l’Agence Régionale de Santé d’Île-de-France, les Ehpad, les collectivités et les associations.  

Quels canaux de communication utilisez-vous principalement ?

Comme évoqué, notre priorité est de garder le lien avec nos agents. Cela se fait facilement avec les personnes du siège en télétravail, qui ont des réunions Skype, des téléconférences… Ce fonctionnement n’est pas possible avec les agents des lycées, mais ils savent désormais que l’information passe par l’intranet.

C’est un site d’informations que nous orientons progressivement vers le réseau social d’entreprise. Depuis un an, l’intranet est beaucoup plus interactif : il est possible de liker et commenter les publications. Notre personnel peut aussi poster des messages dans la rubrique « Les agents parlent aux agents », et répondre aux publications de leurs collègues.

Il y avait un vrai challenge pour amener l’ensemble de notre population sur l’intranet. Une partie du personnel des lycées est assez âgée, et n’utilise pas les nouvelles technologies dans son quotidien. Les circonstances actuelles encouragent sa consultation : aujourd’hui, presque la moitié des agents des lycées fréquentent l’intranet !

Quels types de contenus produisez-vous en ce moment pour l’intranet de la Région Île-de-France ?

Nous publions chaque jour une actualité « Lycées » et une actualité « Siège ». Il s’agit notamment de reportages, réalisés en lien avec nos trois antennes territorialisées en contact avec les établissements, qui montrent la mobilisation de nos agents. Des sujets sur les lycées atypiques, ou proposant des formations originales, sont également prévus.

Nous incitons aussi les agents à produire des contenus. Ainsi, un chef d’équipe a présenté la façon dont il utilisait WhatsApp pour garder le lien avec son équipe.

Avec des portraits, des interviews, des témoignages de professeurs et de lycéens, des quizz sur les noms des lycées ou encore un concours du plus beau gâteau au chocolat, notre calendrier éditorial est bien rempli !

Concernant les personnes du siège, une rubrique « Agents solidaires » a été créée. Certains services sont très sollicités, d’autres ont moins d’activité que d’habitude, et de nombreux agents doivent concilier télétravail et garde d’enfants. Cet outil permet aux différentes équipes de s’entraider : les encadrants postent leurs demandes d’aide, et d’autres se proposent pour réaliser ces missions.

D’autres outils spécifiques ont-ils été créés par la communication interne de la Région Île-de-France ?

Chaque semaine, nous envoyons une newsletter hebdomadaire qui reprend les dernières informations de l’intranet. Elle contient aussi un compte-rendu de la réunion hebdomadaire du comité dédié (de type CHSCT) qui fait le point sur la situation, les difficultés rencontrées et les conditions de travail dans les circonstances actuelles.

Cette newsletter a donc un rôle de push, et incite les agents à consulter l’intranet.

Nous préparons également une série de podcasts. C’est un support que nous développions depuis quelque temps. Chaque épisode sera dédié à un sujet et comportera un micro-trottoir, un exposé de la situation et un témoignage d’« expert ».

Nous voulons que ces outils permettent vraiment d’informer et d’entretenir le lien, dans cette période qui le nécessite. Il s’agit aussi de maintenir les échanges et contacts informels, qui deviennent moins évidents avec le confinement. 

Comment s’organise la prise de parole de la Direction ?

La Directrice des Ressources humaines est très dynamique, elle fait par exemple beaucoup de webconférences en externe. Elle organise également des réunions hebdomadaires en visio avec les encadrants. C’est un format assez interactif et apprécié, auquel participent environ 200 personnes à chaque fois. Elle y fait notamment le point sur :

  • la situation dans son ensemble
  • l’état de santé du personnel
  • les difficultés rencontrées
  • les modes d’organisation en télétravail
  • et les actions régionales

Le Directeur Général adjoint en charge de la Santé, qui informe sur la situation en Île-de-France, participe souvent à cette réunion.

Au niveau du pôle RH, un forum réservé à l’équipe a lieu une fois tous les 15 jours. C’est un rendez-vous qui existait déjà avant le confinement. La DRH anime la réunion, et un chat permet à chacun d’intervenir et d’échanger avec les autres. Cela permet de garder le contact au sein de l’équipe.

À votre avis, tous ces changements vont-ils avoir un impact durable sur le fonctionnement de la Région Île-de-France ?

Oui, j’en suis persuadée. L’un de nos futurs podcasts pourrait par exemple porter sur « ce qui va changer après la crise ». La situation actuelle nous permet notamment d’avancer assez vite sur les outils collaboratifs et leur utilisation. Nous étions déjà bien équipés, avec Skype et un VPN. Mais nous souhaitons maintenant déployer la solution Teams de Microsoft, pour pouvoir faire des vidéos live depuis l’intranet par exemple.

Je pense que cette période va faire changer beaucoup de choses, notamment en termes d’autonomie et de confiance. Les agents font preuve actuellement de beaucoup de sincérité et d’humanité. Les habitudes de travail et le management changent. Une obligation s’installe, celle d’être dans l’écoute, la responsabilité et la confiance. Demain, quand nous reviendrons travailler au bureau, ce ne seront plus les mêmes questions qui se poseront.

Concernant la communication interne, c’est pareil. Depuis le début de cette crise nous avons décuplé notre force de production. Nous allons à l’essentiel et nous communiquons avec sincérité. Il y aura donc une nouvelle exigence de la part des agents, pour une communication transparente et sincère. Il sera impossible de revenir à des lieux communs et à un discours trop corporate.

Merci à Laurence Dominic pour son partage d’expérience. 

Vous pouvez aussi retrouver le détail des différentes mesures mises en place à la Région Île-de-France ici et découvrir l’interview de Fabienne Chol, Directrice Générale adjointe aux Ressources Humaines.

 Nous ajoutons régulièrement de nouveaux témoignages sur notre site. Vous pouvez également retrouver notre série d’articles dédiés pour vous accompagner tout au long de cette période.

Pour aller plus loin, le blog de Madmagz Com’in vous recommande : 

L'invité com'in (4)

Comment créer et animer
une webradio d'entreprise ?

Webinar interactif le 23 oct. à 9h30

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