Améliorer sa newsletter interne est une démarche constante, car ce média doit évoluer avec les attentes et les besoins de ses lecteurs. Voici 7 conseils pour optimiser les différents paramètres de votre newsletter.
Disposer d’une newsletter interne efficace, c’est s’assurer d’avoir un lien direct avec les salariés, pour leur proposer informations importantes et contenus engageants.
Il est donc nécessaire de mesurer régulièrement la performance de ce média interne, et de le faire évoluer dans le temps pour qu’il continue à répondre aux attentes des employés.
Les 7 étapes pour améliorer sa newsletter interne
1) Commencer par analyser sa performance
Connaître la performance de votre newsletter est, bien sûr, la première étape vers son amélioration. Pour cela, faites une analyse précise des statistiques, en abordant les chiffres selon plusieurs perspectives. Vous pouvez par exemple :
- regarder si la newsletter est lue par la majorité des salariés
- observer l’évolution de ce paramètre sur les 6 ou 12 derniers mois
- puis détailler ce chiffre en fonction des différents publics internes (managers, employés sur le terrain, par métier, par zone géographique…)
Essayez aussi de déterminer :
- quels sont les sujets et formats qui plaisent le plus aux lecteurs
- quels sont les éléments, ou les zones, de la newsletter qui ont les meilleurs taux de clics
- si certains titres fonctionnent mieux que d’autres
Vous disposerez ainsi de données concrètes pour améliorer efficacement votre newsletter interne.
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2) Consulter les résultats des dernières enquêtes internes
Les statistiques de la newsletter constituent une première base indispensable. Mais il est aussi intéressant de compléter ces chiffres avec des données provenant d’autres sources, comme les enquêtes internes.
Vous pourrez y trouver des éléments, et notamment des verbatims, qui vous permettront de connaître plus précisément l’opinion des salariés sur la newsletter interne. Vous saurez ainsi s’il existe un décalage entre votre vision, et les objectifs que vous avez fixés pour ce média, et la façon dont il est réellement perçu.
Regardez aussi, dans les résultats qualitatifs, les remarques et suggestions faites par les lecteurs. Vous y trouverez sûrement des idées intéressantes.
3) S’appuyer sur ces chiffres pour améliorer sa newsletter interne
Une fois que vous avez collecté, et analysé, l’ensemble des données disponibles, tirez-en des pistes d’amélioration. Les premiers ajustements à faire concernent souvent le calendrier éditorial et les templates.
Rassemblez ce que vous avez appris sur les sujets et formats les plus efficaces, et ajustez votre sélection de contenus pour les prochains numéros de la newsletter. Vous pouvez aussi, pour les informations incontournables, essayer de les présenter sous un angle innovant.
Affinez également la façon dont vous placez vos contenus dans les templates. Si nécessaire, n’hésitez pas à revoir complètement vos maquettes. Assurez-vous de disposer d’un outil, et d’un prestataire, qui vous offrent cette souplesse.
4) Envisager une nouvelle segmentation pour la diffusion de la newsletter
Si votre newsletter interne plaît à la majorité de vos salariés, il est peut-être superflu de la refondre. Une solution plus efficace s’offre à vous : revoir son périmètre de diffusion.
C’est envisageable lorsque la performance d’un média n’est pas satisfaisante auprès d’un public interne donné. Vous pouvez alors créer pour eux une version dédiée de la newsletter… Voire envisager d’utiliser un autre canal de communication, plus pertinent, pour leur faire parvenir les informations importantes.
5) Proposer des contenus innovants pour améliorer sa newsletter interne
Même lorsque votre newsletter atteint des niveaux de performance satisfaisants, vous devez veiller à maintenir son attractivité dans le temps. Pour cela, trouvez le bon équilibre entre « créer des rendez-vous éditoriaux » et « diffuser des contenus originaux ». C’est également une piste intéressante lorsque vous cherchez à améliorer le taux de lecture.
Vous pouvez ainsi décider que certaines zones de la newsletter proposeront, dans chaque numéro, des sujets ou des formats innovants. Il est aussi possible d’alterner entre plusieurs rubriques récurrentes.
Adoptez cette démarche éditoriale pendant quelques mois, et surveillez les statistiques de performance. Vous affinerez ainsi votre connaissance des sujets, formats et rubriques qui plaisent aux lecteurs.
6) Tester plusieurs rythmes et moments de diffusion
Les contenus sont au cœur de la performance de la newsletter, mais il existe aussi d’autres éléments à prendre en compte, comme les paramètres de diffusion. Car votre média aura beau être parfaitement optimisé, s’il parvient aux salariés lors de leur pic d’activité, ou avant leur départ en week-end, ils ne prendront pas le temps de le lire. De la même manière, un rythme de publication trop intense, ou trop espacé, lassera les lecteurs.
Pour trouver le bon équilibre entre vos besoins de communication et la disponibilité des salariés, testez plusieurs formules. Envoyez la newsletter toutes les semaines, puis tous les quinze jours, une fois le matin, une fois l’après-midi, une fois le lundi, etc.
Au bout de quelques mois, vous disposerez d’éléments concrets pour choisir les meilleurs paramètres de diffusion. Attention cependant à ne pas changer trop brutalement les rythmes pendant la phase d’essais, vous risqueriez de décourager les salariés.
7) Améliorer sa newsletter interne dans l’intérêt du lecteur
Votre newsletter interne a un but, des objectifs de communication. Et elle ne peut les atteindre que si elle est lue. Alors, dans toutes vos démarches pour l’améliorer, gardez en tête les attentes, les habitudes et les besoins de vos lecteurs.
Si vous aimez un certain format, mais qu’il ne fonctionne pas, n’insistez pas. Développez aussi un argumentaire précis, et chiffré, pour expliquer à vos différents interlocuteurs internes pourquoi vous ne pouvez pas publier le texte qu’ils ont écrit, ou décaler la publication de la newsletter pour attendre leur événement.
Ce n’est qu’en adoptant cette démarche, fondée sur des bases concrètes, que les communicants pourront optimiser les différents médias internes, et servir au mieux les besoins de l’entreprise comme ceux des salariés.
