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Comment créer son trombinoscope d’entreprise

Créer son trombinoscope, c’est aussi contribuer à l’harmonisation de l’image que l’entreprise renvoie, aussi bien en externe qu’en interne. Éclairage.

La fonction d’un trombinoscope est simple : pouvoir mettre un visage sur les noms et les postes de ses interlocuteurs du quotidien. Réalisé à l’échelle de la société, ou de chaque service pour les grandes entreprises, il prend le plus souvent la forme d’un organigramme.

Mais créer son trombinoscope, c’est aussi construire une galerie de portraits des salariés. De multiples usages sont alors possibles.

Pourquoi créer un trombinoscope

Avec un trombinoscope, les communicants disposent d’une série de photos harmonisées des employés. Le format, le décor et l’ambiance sont identiques sur chaque cliché. L’appartenance des collaborateurs à l’entreprise se voit dans leur portrait.

L’utilisation des photos en externe devient alors intéressante. Qu’il s’agisse de présenter le comité de direction sur le site internet, ou d’illustrer des témoignages de salariés ambassadeurs, l’image de l’entreprise est maîtrisée et cohérente. Ces photos peuvent apparaître également dans les présentations destinées aux clients ou sur les cartes de visite des commerciaux, par exemple.

En interne, les portraits réalisés pour le trombinoscope trouvent naturellement leur place sur les supports digitaux comme l’intranet, l’application de chat, l’annuaire en ligne… Ils deviennent alors le « visage officiel » que les salariés utilisent (s’ils le souhaitent !) pour se présenter.

Des portraits à mettre à la disposition des employés

Chaque collaborateur devrait, bien sûr, pouvoir accéder librement à son portrait. Prévoyez donc de leur envoyer individuellement les fichiers en haute et en basse définition. Vous pouvez aussi leur offrir un tirage sur un papier de qualité.

Ensuite, encouragez-les à utiliser cette photo à titre personnel, par exemple sur leur profil LinkedIn. Cela renforcera leur image professionnelle tout en contribuant à rappeler, subtilement, leur appartenance à votre entreprise.

4 étapes pour réaliser son trombinoscope

 

 

1) Choisir les bons prestataires

Les photos qui composent le trombinoscope doivent être de bonne qualité, bien évidemment, mais aussi être en adéquation avec l’image de votre entreprise. Il est donc essentiel de trouver le bon photographe, celui (ou celle) qui saura allier sa « patte » à votre culture interne.

Prenez le temps de consultez des portfolios et de rencontrer les photographes sélectionnés avant de faire votre choix.

Il est également conseillé de faire appel aux services d’une maquilleuse (ou d’un maquilleur) afin d’assurer aux salariés qu’ils seront véritablement mis en valeur sur leur portrait.

2) Définir le cadre de la séance photo

Une fois le photographe choisi, mettez-vous d’accord sur les modalités pratiques. Nombre de photos par salarié, utilisation d’un fond neutre ou coloré, choix du lieu et des lumières… Ces aspects devraient d’ailleurs figurer dans votre appel d’offres, car ils ont un impact sur le budget.

Vous devez également définir le type de photos que vous attendez. Il est possible, par exemple, de demander deux photos pour chaque employé : une « corporate » et une autre plus décalée.

Enfin, pensez à définir un ordre de passage. Chaque salarié devrait avoir un créneau attitré afin que les prestataires puissent travailler de manière fluide.

3) Informer les collaborateurs de la réalisation du trombinoscope

Il est important que les employés aient connaissance du projet au moins une semaine ou deux en amont. Tout d’abord pour qu’ils ne soient pas pris au dépourvu le jour J, mais également pour qu’ils puissent s’organiser. Certains devront probablement aménager leur emploi du temps, ou vous demanderont de modifier l’ordre de passage prévu.

Ils ont besoin de connaître, à l’avance :

  • la date, le lieu du shooting et leur créneau de passage
  • l’utilisation prévue pour les photos (usage interne uniquement, possibilité pour chacun d’afficher la photo sur ses réseaux sociaux personnels, utilisation dans des campagnes externes…)
  • le cadre légal (cession des droits à l’image, propriété intellectuelle, caractère facultatif de la séance photo…)
  • et des conseils pratiques (couleurs conseillées et motifs à éviter sur les vêtements, par exemple)

Si l’objectif est d’obtenir deux photos par salarié (une corporate et une « décalée »), vous devez également les en informer en amont afin qu’ils s’y préparent.

4) Faire vivre le trombinoscope dans le temps

Une fois les images prises, retravaillées et livrées par le photographe, ajoutez-les à votre photothèque. Vous pourrez ainsi plus facilement faire vivre votre trombinoscope dans le temps. Donnez par exemple un accès à chaque responsable de service, afin que la mise à jour des différents organigrammes puisse se faire en toute autonomie.

Pensez également à établir un process avec les RH. Vous serez ainsi informés rapidement des départs et des arrivées dans l’entreprise. Concernant les nouveaux arrivants, il peut être pertinent de prévoir une séance photo lors des journées d’intégration. Car, pour une jeune recrue, disposer de sa photo corporate est aussi un marqueur concret de son intégration dans l’entreprise.