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Un intranet avec SharePoint, est-ce une bonne idée ?

Si SharePoint sert de base à de nombreux intranets, il présente pourtant quelques inconvénients. Est-ce donc la meilleure solution pour un intranet moderne ?

L’intranet est au cœur de la digitalisation de la communication interne. Souvent utilisé comme une plateforme centrale, regroupant actualités, informations « froides » et documents, il peut aussi avoir un aspect plus collaboratif. Dans certaines organisations, il devient même un véritable digital workplace.

Une grande partie des entreprises dans le monde utilise un intranet construit sur SharePoint, qui est proposé par Microsoft. Pourtant, au contraire d’autres outils, SharePoint n’a pas été conçu pour être un intranet. S’agit-il donc de la solution la plus adaptée, et peut-elle répondre aux différents besoins ?

journal interne

Un intranet, des usages

L’intranet est l’un des canaux de communication les plus puissants. Il peut accueillir une grande diversité de contenus et de formats, tels que :

  • articles d’actualités
  • pages de présentation, par exemple des départements, des filiales ou des projets
  • annuaire
  • bibliothèque documentaire ou iconographique
  • ou encore fils de discussion

Il existe donc autant d’intranets différents qu’il y a de sociétés, chacune ajustant son outil à ses besoins particuliers. Mais, quelle que soit son architecture, ce média représente un lien concret entre l’entreprise et ses employés. Utilisé par tous, il est un réel vecteur d’engagement. Son importance s’est d’ailleurs accrue ces derniers mois, dans le contexte du télétravail massif.

Disposer d’un intranet moderne et adapté est donc un véritable impératif pour les organisations.

Intranet et recherche d’informations

Pour les employés, l’intranet est souvent vu comme une ressource où trouver des renseignements, des aides et des réponses à leurs questions. Or, la recherche d’informations représente une part non-négligeable de leur temps de travail. Un rapport de McKinsey montre ainsi que les salariés passent environ 20 % de leur temps à chercher des informations internes, ou des collègues pouvant les aider dans leurs tâches.

Cette utilisation de l’intranet comme portail d’accès aux informations incite parfois les entreprises à envisager ce média d’abord comme un espace d’archives amélioré. Et c’est peut-être l’une des raisons du succès de SharePoint.

SharePoint, tour d’horizon

Plus de 200 000 organisations ont choisi cet outil pour leur intranet, leurs sites d’équipe et la gestion de contenus. Cela représente 190 millions d’utilisateurs. Cette popularité s’explique d’abord par le fait que SharePoint fait partie de la suite Microsoft Office 365. Toute société utilisant cette suite de logiciels en dispose donc.

Cela donne aussi à SharePoint l’avantage d’être parfaitement intégré avec les autres solutions de Microsoft, comme Teams et Yammer par exemple. Il comporte aussi un outil de recherche assez puissant.

De plus, SharePoint propose de nombreuses fonctionnalités intégrées, avec lesquelles il est possible de créer un intranet prêt à l’emploi et pouvant évoluer dans le temps. Il peut aussi être couplé à d’autres outils, comme une application interne par exemple, pour faciliter l’accès des salariés aux dernières actualités publiées.

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Les limites de SharePoint

Mais l’appartenance à la suite Office présente aussi des inconvénients. Les différents outils de Microsoft ont des fonctions parfois très proches les unes des autres. Il y a donc un risque que chaque salarié les utilise à sa manière, sans tenir compte des choix de l’entreprise. Ce qui, in fine, complexifie la recherche d’informations… Et freine la fluidité de la communication interne.

Par ailleurs, SharePoint a été conçu à l’origine comme un espace de partage de documents. S’il a beaucoup évolué depuis, il conserve une architecture assez lourde. Sa prise en main est assez complexe, et nécessite de former l’ensemble des contributeurs. Et, pour mettre en place de nouvelles fonctions ou ajuster l’arborescence, il est indispensable de faire appel à des développeurs.

Un tel intranet entraîne donc des coûts de fonctionnement conséquents. La complexité de la navigation freine aussi parfois son adoption, par les contributeurs comme par les intranautes. L’outil peine alors à jouer son rôle de vecteur d’engagement.

Des alternatives à SharePoint plus légères

À l’inverse, il existe aujourd’hui plusieurs solutions conçues spécifiquement pour permettre la création d’un intranet moderne. Ces outils veillent à préserver la facilité d’utilisation et la fluidité de l’expérience utilisateur. Ils permettent aussi, dans la plupart des cas, de personnaliser l’interface aux couleurs de la marque.

La solution proposée par Madmagz intègre aussi des passerelles avec d’autres médias internes, comme l’application mobile et la newsletter, afin de répondre au mieux aux usages réels des salariés.

Souplesse et fluidité, les maîtres-mots de l’intranet moderne

Car ceux-ci attendent désormais de leur entreprise qu’elle leur fournisse des outils aussi simples à utiliser que ceux qu’ils connaissent dans leur vie privée. Une structure trop complexe risque de paraître obsolète, et les employés s’en détourneront assez vite. La tendance va également vers des contenus de plus en plus personnalisés, ce qui implique de disposer d’un outil permettant de cibler des populations internes précises.

L’intranet moderne est rapide, responsive. Il est au service d’une communication interne de plus en plus transparente, voire horizontale.

Pour l’entreprise, il est donc nécessaire de disposer d’un outil où les mises à jour et les évolutions peuvent être rapidement déployées. C’est à cette condition que l’intranet restera pertinent, et s’adaptera efficacement aux usages des salariés comme aux nouveaux besoins des communicants !

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