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Comment concevoir une newsletter interne efficace : les 5 règles d’or

La lettre d’information est un outil central dans la communication des entreprises, mais son succès dépend de nombreux paramètres. Voici quelques règles à suivre pour réaliser une newsletter interne efficace.

Vous disposez probablement d’une newsletter interne, que vous avez construite sur des bases solides. Mais, au fil du temps, il arrive que l’usage prenne le pas sur les principes initiaux. Vous devez répondre à des demandes venant d’autres départements, les contraintes de votre emploi du temps ne vous laissent pas beaucoup de marge de manœuvre…

Pour différentes raisons, il est possible que votre newsletter se soit éloignée de son concept d’origine. Nous vous proposons donc 5 règles à suivre pour assurer l’efficacité de ce média sur le long terme.

5 principes pour une newsletter interne efficace et attractive dans la durée


1) Une newsletter interne efficace est faite pour les salariés

La newsletter interne sert à informer les employés. Elle a également des objectifs plus larges, qui concernent par exemple le maintien de l’engagement. Cependant, si cette logique dicte les choix éditoriaux, elle n’est pas la seule. Les communicants doivent aussi prendre en compte les attentes de leurs lecteurs. Et les contenus les plus importants pour l’entreprise ne sont pas forcément les plus intéressants pour les salariés.

Il faut donc veiller à leur donner une forme attractive, et à les faire cohabiter avec des sujets plus légers, ou plus tournés vers l’humain. Une newsletter interne efficace devrait ainsi proposer une variété de sujets et de formats, afin d’être à la fois agréable et intéressante à lire.

Appuyez-vous sur des enquêtes internes pour déterminer les thèmes à privilégier, ou menez un audit de la newsletter pour connaître les pistes d’amélioration. L’utilisation de rubriques récurrentes permet aussi de fidéliser une partie du lectorat.

2) Les communicants internes sont les mieux placés pour décider des contenus

Il arrive souvent que les communicants internes doivent gérer des demandes d’autres départements ou filiales. Certains veulent partager leurs actualités à l’échelle globale, d’autres envoient même des textes « prêts à être diffusés ».

Cependant, ce type de contenus ne répond pas systématiquement à vos standards de communication, sans parler de votre ligne éditoriale. Et, surtout, ils ne sont pas toujours aussi importants que le pensent vos interlocuteurs.

Pour répondre à ces demandes, les communicants doivent donc pouvoir s’appuyer sur une ligne éditoriale solide… Et sur le soutien de leur hiérarchie. Il est indispensable qu’ils puissent décider eux-mêmes des contenus à intégrer dans la newsletter, et dans quel numéro.

3) Une newsletter interne efficace s’inscrit dans un contexte global

Élaborer sa newsletter ne se limite pas à définir sa ligne éditoriale et à choisir ses contenus. Il faut aussi la replacer dans un contexte plus global.

Certes, les salariés sont habitués à la culture de leur entreprise, et à ses moyens de communication. Mais, dans leur vie privée, ils reçoivent d’autres newsletters, lisent ou regardent d’autres médias, et passent du temps sur des réseaux sociaux comme Facebook, Instagram ou TikTok.

Votre newsletter interne doit donc pouvoir soutenir la comparaison, notamment en termes de design et d’attractivité des contenus. Si elle est vieillissante, ou ne répond pas à leurs attentes, les employés ne perdront pas leur temps à la lire.

4) Il faut soigner le design pour encourager la lecture

Ce point va de pair avec le précédent : il faut concevoir l’apparence de la newsletter de manière à en faciliter la lecture. Pour y parvenir, vous devez en savoir plus sur les habitudes des employés. Combien de temps, en moyenne, consacrent-ils à la newsletter ? La lisent-ils en majorité sur leur ordinateur, ou sur leur smartphone ?

Ces paramètres vont servir de cadre à la création des templates. Les principaux titres, ou encadrés, doivent ressortir en un coup d’œil, pour que les salariés aient immédiatement connaissance des informations les plus importantes. Vous pouvez aussi vous appuyer sur votre prestataire de newsletter interne afin de disposer de templates faits sur-mesure.

Conserver un design aéré, facile à lire, implique aussi de ne garder dans votre newsletter que les éléments les plus pertinents (comme évoqué dans les points 1 et 2).

5) La fréquence d’envoi joue sur la performance de la newsletter

Un design optimisé et une ligne éditoriale bien pensée ne suffisent pas. La fréquence d’envoi est l’un des paramètres les plus importants pour l’efficacité de la newsletter interne. Des envois trop rares risquent d’entraîner la perte d’intérêt des salariés, qui auront déjà appris les informations importantes par d’autres canaux. À l’inverse, des envois trop nombreux provoquent de la lassitude.

Il vous faut donc trouver LA bonne fréquence, et vous y tenir afin que la newsletter interne devienne un rendez-vous éditorial agréable. Là encore, connaître les habitudes et les attentes de vos lecteurs est indispensable. Appuyez-vous sur les résultats des enquêtes internes, mais aussi et surtout sur les statistiques de lecture.

Enfin, n’hésitez pas à discuter de la newsletter interne (et des autres canaux de communication) avec les salariés lorsque vous en avez l’occasion. Vous en tirerez des éléments, certes empiriques, mais qui vous permettront d’en savoir plus sur la manière dont vos outils sont effectivement perçus en interne… Et qui vous inspireront des pistes d’optimisation.