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Pourquoi les emails de communication interne ne sont pas (assez) lus

Qu’il s’agisse de newsletters ou de communiqués, vous envoyez de très nombreux emails de communication interne aux salariés. Mais sont-ils lus ? Sont-ils même ouverts ?  Bien que les médias d’entreprise se multiplient, l’email reste un outil incontournable en communication interne. Il permet en effet de toucher immédiatement, et simultanément, l’ensemble des salariés connectés. Pour autant, il ne s’agit pas forcément du canal le plus efficace. Les employés reçoivent de plus en plus d’emails dans leur travail, et ceux provenant de la communication interne se noient souvent dans la masse : en moyenne, un salarié reçoit 120 emails par jour. Nous vous avions d’ailleurs parlé dans cet article de l’importance de limiter le nombre de courriels. Il est donc essentiel de se pencher sur la performance des emails de communication interne, afin de pouvoir mettre en place d’éventuelles actions correctives. Faute de quoi, vous risquez de passer du temps à créer des contenus qui ne seront que peu, ou pas, consultés…

Faire un audit des emails de communication interne

La première étape consiste à faire un état des lieux de l’emailing interne des derniers mois :

  • combien de messages avez-vous envoyés ?
  • de quels types ?
  • à quelle fréquence ?
  • quels étaient les différents expéditeurs ?

Et surtout, quelles sont leurs performances respectives ? Est-ce que les communiqués internes fonctionnent mieux  que les newsletters ? Quel est le taux de clic sur les liens, en moyenne et selon les types d’emails ? Ces chiffres vous permettront de tirer un premier constat. Si vous vous appuyez sur une newsletter hebdomadaire pour diffuser les principales actualités, mais que seule une minorité de salariés l’ouvre, mieux vaut repenser ce format. Et, si vous vous apercevez que certains employés reçoivent plusieurs newsletters internes par semaine, cherchez à mutualiser ces contenus.

Les attentes des différents publics internes

Il vous faut également savoir s’il existe des disparités dans la lecture des emails de communication interne en fonction des types d’employés. Pour cela, segmentez les données récoltées selon :

  • les départements ou directions
  • la localisation géographique
  • les types de poste
  • ou même l’âge des salariés

Cela vous permettra d’ajuster les outils de communication pour toucher plus précisément ces différentes populations d’employés. Il est probable que, pour certaines d’entre elles, les emails de communication interne restent un outil pertinent… À condition qu’ils soient agréables à lire.

Produire des emails lisibles

Car les mauvaises performances des newsletters internes ne viennent pas forcément de leur nature de mail. Leur design, et leurs contenus, rentrent aussi en ligne de compte dans leur attractivité pour les salariés.

Mettre la forme au service du fond

Vous pouvez ainsi comparer les performances des différents types d’emails internes selon l’angle de la mise en page : y a-t-il un lien entre leur design et leurs taux d’ouverture et de clics ? L’absence de visuels, par exemple, ralentit la lecture… Tout comme une surabondance d’images ou de couleurs vives risque de dissimuler le texte. Vérifiez également que les designs sont bien responsive. C’est un impératif, à l’heure où 46 % des mails sont lus sur smartphone. Votre mise en page doit donc s’adapter immédiatement aux différents formats d’écran. Pour cela, le choix de votre outil de newsletter a aussi son importance. La messagerie Outlook, par exemple, peut faire sauter quelques éléments de la mise en page. Pour disposer d’un design optimisé et d’un outil approprié, mieux vaut s’appuyer sur l’expertise d’une agence.

Des contenus pour informer et engager les salariés

Un autre élément essentiel entre bien sûr en jeu dans l’attractivité des newsletters : les contenus. En théorie, ils répondent aux exigences de votre ligne éditoriale, et sont donc pertinents pour les salariés. Mais en pratique, il n’est pas rare que certains soient imposés, par exemple par la direction ou par d’autres départements… Qui pensent d’ailleurs souvent que leurs informations sont cruciales, et doivent figurer en bonne place dans les emails de communication interne. C’est alors aux communicants de faire valoir leur expertise éditoriale. Ils doivent être en mesure d’expliquer quel canal ou quel moment de diffusion sera le plus approprié pour chaque contenu. Connaître les chiffres de la performance des emails internes leur donne alors des arguments supplémentaires. Il leur faut aussi rappeler à leurs interlocuteurs la raison d’être de l’emailing interne : il est fait pour les salariés. Le contenu doit donc d’abord être pertinent pour eux. Des informations corporates peuvent bien sûr être mises en avant, mais pas systématiquement : car si tous les contenus sont montrés comme étant prioritaires ou de grande importance, aucun ne sera perçu comme tel par les employés.

Connaître les attentes des collaborateurs en matière d’emails de communication interne

Déterminer quels contenus intégrer dans les newsletters internes dépend généralement de trois paramètres :

  • diffuser les informations importantes concernant l’entreprise (évolution du périmètre, publication des résultats financiers, ajustement de la stratégie, déploiement d’un nouvel outil…)
  • assurer une certaine transparence sur le fonctionnement de l’organisation
  • contribuer à maintenir l’engagement des salariés (notamment en mettant en avant leurs travaux, ou simplement les femmes et les hommes qui composent la société)

La sélection de ces contenus peut aussi s’appuyer sur des éléments plus précis. N’hésitez pas à réaliser régulièrement des enquêtes internes, ou même de très courts sondages, afin de savoir ce que les salariés :

  • veulent voir plus souvent
  • veulent voir moins souvent
  • considèrent comme important

Là encore, les différentes populations internes n’auront peut-être pas les mêmes attentes. Dans ce cas, mieux vaut segmenter les audiences afin d’optimiser les performances des emails internes. L’objectif est donc bien de diffuser un contenu sélectionné, soutenu par un design adapté, et à une fréquence optimisée. Une seule règle devrait en fait prévaloir : pour que les emails de communication interne soient lus, il faut que les salariés aient envie de les lire.