La crise sanitaire a mis en évidence les disparités dans la circulation des informations en interne. Alors, comment faire pour mieux informer les employés déconnectés ?
Avec le confinement, les entreprises ont dû adapter leur communication interne en quelques jours. Car les salariés ne travaillaient plus de la même manière, ni aux mêmes endroits. Et leurs situations pouvaient être très différentes les unes des autres, entre :
- le télétravail
- l’activité à temps partiel
- le chômage partiel
- voire le fonctionnement en demi-équipes
Les outils classiques de communication interne, comme l’affichage ou l’intranet, ne pouvaient plus suffire.
Pourtant, la nécessiter d’informer les employés était toujours présente… Et même encore plus indispensable. Consignes sanitaires, modalités d’organisation, éléments sur le quotidien et l’activité de l’entreprise devaient parvenir à tous.
Identifier et informer les employés déconnectés
Plusieurs tendances ont alors émergé. Pour les salariés connectés, il y a eu un renforcement des canaux numériques. Des espaces de discussion sont ainsi apparus sur certains intranets. Des outils tels que Teams ont aussi été adoptés ou renforcés, comme chez Europlastiques.
Pour informer les employés déconnectés, il a fallu mettre en place d’autres stratégies. Tout d’abord, on distingue trois niveaux de salariés non-connectés :
- ceux qui disposent d’une adresse email et peuvent donc accéder aux canaux de communication numériques, même s’ils ne travaillent pas sur ordinateur
- ceux qui ont accès au réseau de l’entreprise à certains moments de la journée
- et ceux qui ne disposent pas d’email professionnel et n’ont pas accès à un ordinateur
Il fallait donc s’appuyer sur plusieurs types d’outils, aux usages différents. D’autant plus que la crise sanitaire a augmenté le nombre de salariés déconnectés, du fait du chômage partiel. Or ils avaient toujours besoin de garder un lien avec leur entreprise… Et surtout de connaître sa situation.
4 outils pour informer les employés déconnectés
Plusieurs solutions existent pour atteindre les salariés sans accès informatique. Nous avons choisi d’en détailler quatre.
1) L’affichage, pour informer les employés déconnectés mais sur le terrain
L’affichage est l’outil le plus classique pour atteindre les salariés sur le terrain. Ce canal regroupe à la fois des affiches papier et des écrans. Il permet donc de diffuser :
- les consignes sanitaires et de sécurité
- des campagnes de communication ponctuelles
- un résumé des actualités de l’entreprise
L’affichage a par exemple été utilisé par Eureden pendant la crise sanitaire. L’objectif était de s’assurer que les informations importantes parvenaient bien à tous leurs employés.
Avec l’utilisation des écrans, l’affichage devient plus dynamique. Il peut aussi transmettre plus d’informations, et mettre en avant les plus importantes.
2) L’application interne, sur le principe du BYOD
L’application interne complète efficacement l’affichage. Elle permet d’atteindre directement les salariés. Et ce, qu’ils soient sur site, en déplacement ou en télétravail.
C’est aussi un outil modulable selon les besoins de l’entreprise. Les employés peuvent choisir d’activer les notifications pour être informés en temps réel des principales actualités. Cette solution permet d’éviter l’envoi de sms, méthode plus intrusive.
L’application interne est adaptée pour informer les employés déconnectés. Car, s’ils le souhaitent, ils peuvent l’installer sur leur téléphone personnel. C’est le BYOD, ou « Bring Your Own Device ». La différence d’informations entre salariés « connectés » et « déconnectés » peut ainsi s’estomper.
3) Informer les employés déconnectés grâce aux managers
Les managers se révèlent aussi un relais essentiel pour informer les salariés non-connectés. C’est d’ailleurs sur eux que la communication interne de Radiall s’est appuyée pendant le confinement. Ils font passer les informations, répondent aux questions de leurs collègues… Et font remonter à leur hiérarchie les interrogations et suggestions des salariés.
Ce rôle ne représente pourtant qu’une petite partie de leur mission de manager. Il est alors essentiel de les doter de kits de communication dédiés, afin de les accompagner au mieux.
4) La documentation papier
Les outils physiques sont aussi pertinents pour informer les employés déconnectés. La distribution (ou mise à disposition) de flyers permet ainsi de diffuser rapidement, et à grande échelle, les éléments urgents.
En parallèle, le journal interne papier est un bon complément. Il est le canal idéal pour l’information « froide » et de fond, notamment sur les perspectives et projets de l’entreprise.
La combinaison de ces quatre outils permet donc de maintenir un contact régulier entre l’entreprise et les employés non-connectés. Les informations urgentes, comme les éléments de fond, trouvent ainsi leur place.
La crise sanitaire a aussi montré l’importance de valoriser les salariés sur le terrain. Faciliter leur accès aux contenus de communication interne est alors une marque de reconnaissance de la part de l’entreprise.
